U bent hier

Vrijwilligersbeleid

Ons vrijwilligersbeleid is het beleid dat ervoor zorgt dat een geheel aan voorwaarden, nodig om vrijwilligers binnen Casa Rosa tot hun recht te laten komen, vervuld zijn. Vrijwilligers helpen de doelstellingen van Casa Rosa mee te realiseren. Het is een meerwaarde voor de vrijwilliger als deze eigen doelen kan nastreven.

Het vrijwilligersbeleid maakt integraal deel uit van het totale beleid van Casa Rosa, en kan dus niet losgekoppeld worden van de missie en visie die Casa Rosa heeft.

Visie op vrijwilligerswerk

Wat is vrijwilligerswerk in Casa Rosa?

Vrijwilligerswerk binnen Casa Rosa betekent een grote hulp voor de organisatie met het oog op de ontplooiing van de vrijwilliger in kwestie. Vrijwilligerswerk heeft allerlei facetten en profielen. Je kan als vrijwilliger meestappen in de verschillende werkgroepen. Je kan er ook terecht voor kleinere en afgebakende taken.

Wat is de meerwaarde voor de organisatie?

De meerwaarde voor de organisatie om te werken met vrijwilligers is in de eerste plaats om een gezondere financiële situatie te creëren zodat er minder beroep moet gedaan worden op betaalde krachten. Door met vrijwilligers te werken vergroot je het bereik van de organisatie. Er zijn meer ambassadeurs die de missie en visie van Casa Rosa mee verkondigen. Zij zorgen ook voor een ruimere input in de werking van de organisatie. Door met vrijwilligers te werken wordt de taaklast verdeeld over zoveel mogelijk mensen.

Wat is de meerwaarde voor de vrijwilliger?

De redenen waarom iemand vrijwilligerswerk aanvat kunnen zeer verschillend zijn. Vaak worden deze redenen opgedeeld in drie grote domeinen:

  1. Het eerste domein speelt zich af op de persoon zelf. De motivatie van de vrijwilliger ligt dan bijvoorbeeld in het opdoen van (werk)ervaring, zelfontplooiing, sociale vaardigheden...
  2. Ten tweede is er de sociale component: de contacten die je als vrijwilliger opbouwt tijdens het uitvoeren van taken, het gevoel van ergens bij betrokken te zijn, de waardering en erkenning die je krijgt.
  3. Een derde reden vind je terug in de ideële sfeer. Vrijwilligers willen maatschappelijke verandering nastreven, ze willen iets teruggeven (omdat ze ooit zelf beroep konden doen op iets).

Deze drie domeinen komen vaak voor in een mengelmoes bij de vrijwilliger. De accenten kunnen verschuiven, maar het kader (sfeer, contacten, waardering, taken...) waarbinnen het vrijwilligerswerk verricht wordt is zeer belangrijk om de motivatie te behouden, aan te wakkeren en te stimuleren.

Organisatie en beleid

Organisatiestructuur

De vzw-structuur

De vzw-structuur gebiedt Casa Rosa een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur te hebben. De bestuursleden worden jaarlijks verkozen op de Algemene Vergadering. Elk bestuurslid kan een eigen verantwoordelijkheid dragen die gedefinieerd wordt in het Huishoudelijk Reglement van Casa Rosa.

De vrijwilligerswerkgroepen

Het personeel en de Raad van Bestuur worden ondersteund door vrijwilligerswerkgroepen en projectgroepen.

Vrijwilligerscoördinator

De werkgroepen van Casa Rosa worden geleid door een vrijwilliger van de Raad van Bestuur. Projectgroepen vallen onder de verantwoordelijkheid van de werkgroepen en hoeven dus verantwoording af te leggen aan de werkgroepverantwoordelijke. Echter is er ook een vrijwilligerscoördinator die toezicht houdt op het vrijwilligersbeleid.

Beleidskeuzen

Bij het bepalen van het vrijwilligersbeleid wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de eigenheid van de verschillende werkgroepen. Daarom behouden de werkgroepen voor een deel hun autonomie op vlak van het inwerken, begeleiden en motiveren van vrijwilligers. Toch is er nood aan enige stroomlijning en samenwerking. Er worden daaromtrent dan ook afspraken gemaakt tussen de werkgroepverantwoordelijken en de vrijwilligerscoördinator. Deze afspraken bepalen mee het huidige vrijwilligersbeleid.

Overleg

De vrijwilligerscoördinator kan overlegmomenten samenroepen met alle werkgroepverantwoordelijken. Op de agenda staat het vrijwilligersbeleid, wervingsacties, bedankingsmomenten...

Evaluatie vrijwilligersbeleid

Het vrijwilligersbeleid wordt één keer per jaar geëvalueerd door de werkgroepverantwoordelijken en de vrijwilligerscoördinator tijdens hun vast overleg. De nota wordt dan afgetoetst aan de realiteit, gewijzigde en nieuwe afspraken worden opgenomen in de tekst.

Positie van vrijwilligers

Soorten vrijwilligers

De taken die kunnen uitgevoerd worden door vrijwilligers zijn te situeren op twee niveaus binnen Casa Rosa. Enerzijds het organisatorische niveau en anderzijds het inhoudelijke niveau.

Organisatorisch niveau

Algemene Vergadering

Het aantal leden van de Algemene Vergadering bedraagt minimum 3. Er is geen maximaal aantal leden. Elk lid binnen de Algemene Vergadering heeft 1 stem. Leden kunnen maximaal 1 volmacht dragen.

Raad van Bestuur

Vanuit de Algemene Vergadering stellen een aantal leden-deelgenoten zich kandidaat om deel uit te maken van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur draagt de verantwoordelijkheden die de vzw-wetgeving hen oplegt. In hoofdzaak bekommert de Raad van Bestuur zich over de inhoudelijke werking van Casa Rosa. Er wordt van hen verwacht dat ze het gebouw als een goede huisvader beheren en een lange termijnplanning opstellen qua werking en budgetten.

Vrijwilligerswerkgroepen

Casa Rosa is een organisatie die verschillende uitdagingen aangaat en die rond diverse thema's werkzaam is. Daarom kan de organisatie verschillende werkgroepen en projectgroepen opstarten, verderzetten en beëindigen.

Een werkgroep wordt opgericht voor langere periode en is bij oprichting bedoeld voor onbepaalde duur. Deze werkgroepen zijn vooral gericht op de inhoudelijke werking en dagdagelijkse handelingen die Casa Rosa tot zich neemt. Enkele voorbeelden zijn communicatie (onderhoud social media en websites), zalenverhuur (opvolging huurders, klaarzetten en opruimen zalen, contracten tekenen)...

Projectgroepen worden in het leven geroepen bij projecten van bepaalde duur. Voor Casa Rosa zijn dit bijkomende activiteiten die los van de basiswerking worden georganiseerd. Voorbeelden hiervan zijn het organiseren van een spaghettislag, een tentoonstelling, het inrichten van de onthaalruimte, het organiseren van een feest...

De rechtspositie van de vrijwilliger

Organisatienota

De wetgeving rond vrijwilligerswerk verplicht organisaties om vrijwilligers een organisatienota te overhandigen voor de aanvang van hun engagement. Deze nota bevat minimum volgende elementen:

  • Sociale doelstellingen
  • Juridisch Statuut
  • Wettelijk verplichte en bijkomende verzekeringen
  • Onkostenregeling
  • Art. 458 van het Strafwetboek betreffende de geheimhoudingsplicht
  • Art. 458bis van het Strafwetboek betreffende de uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht

Geheimhoudingsplicht

Vrijwilligers zijn gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Zij kunnen uiteraard niet verzekerd worden voor overtredingen op deze wet.

Verzekeringen

Vrijwilligers van Casa Rosa zijn verzekerd voor rechtsbijstand en burgerlijke aansprakelijkheid.

Casa Rosa kan voor sommige vrijwilligers een extra verzekering afsluiten (lichamelijke ongevallen).

Onkostenvergoedingen

Vervoersonkosten worden door Casa Rosa niet vergoed. De kosten die je als vrijwilliger maakt in functie van je engagement worden wel vergoed. Lees: aankoop drank voor vergadering, aankoop materiaal voor beheer gebouw...

Sociaal recht

Er zijn een aantal gevallen waarin de vrijwilliger toelating moet krijgen van bepaalde instanties om vrijwilligerswerk te mogen uitoefenen (bijvoorbeeld bij arbeidsongeschiktheid, werkloosheid...). Casa Rosa informeert de vrijwilligers over het bekomen van de toelating.

  • Werklozen en bruggepensioneerden moeten onmiddellijk aangifte doen van hun activiteit en mogen dan starten. Ze moeten enkel stoppen bij een negatieve beslissing van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA).
  • Personen met een ziekte- of invaliditeitsuitkering hebben vooraf de toestemming nodig van de adviserend geneesheer, anders kunnen ze hun uitkering verliezen.
  • Leefloners dienen hun dossierbeheerder bij het OCMW te informeren. Voor sommige niet-Belgen is er een probleem.
  • Wie niet mag werken in België of enkel met een arbeidskaart, mag geen vrijwilligerswerk doen.

Werving, selectie en introductie

Werving

Werven van vrijwilligers

Casa Rosa werft vrijwilligers op verschillende manieren.

Zo is er een plaats voorzien op de website waar vrijwilligers zich kunnen aanmelden voor vrijwilligerswerk. De verschillende werkgroepen en huidige projectgroepen staan er op vermeld.

Doorheen een werkjaar roepen we mensen op om zich aan te sluiten bij de werkgroepen en/of projectgroepen. Indien op zoek naar specifiek profiel zal Casa Rosa gerichte promotie voeren.

Vrijwilligers van projectgroepen worden in een aparte mailinglijst gezet zodat we ze snel kunnen informeren indien er een volgende projectgroep wordt opgestart. Vrijwilligers moeten hiervoor toestemming geven.

Aanmeldingen

Vrijwilligers kunnen zich op verschillende manieren aanbieden voor een vrijwilligersjob bij Casa Rosa. Op de website staat een formulier waar vrijwilligers terecht kunnen.

De vrijwilligerscoördinator beheert de reacties en zorgt voor de communicatie tussen Casa Rosa en de vrijwilliger in kwestie.

Wanneer de vrijwilliger zich aanmeldt voor een specifieke werkgroep en/of projectgroep, verwittigt de vrijwilligerscoördinator de verantwoordelijke van de desbetreffende werkgroep/projectgroep. Vanaf dan verloopt het contact tussen Casa Rosa en de vrijwilliger via de werkgroepverantwoordelijke (projectverantwoordelijke). Het intakegesprek wordt gevoerd door de werkgroep- of projectverantwoordelijke.

Men kan zich ook aanbieden voor algemeen vrijwilligerswerk zonder specifiek een werkgroep of projectgroep te vermelden. In dit geval blijft de vrijwilligerscoördinator het aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Het is de vrijwilligerscoördinator die het intakegesprek voert.

Na het intake gesprek, en wanneer de persoon beslist om vrijwilliger te worden, wordt het vrijwilligerscontract ondertekend. De gegevens van de vrijwilligers worden ingevoerd in de vrijwilligersdatabase.

Selectie

Screening

De werkgroepverantwoordelijke of de vrijwilligerscoördinator nodigt de kandidaat vrijwilliger uit voor een intakegesprek. Deze persoon beslist zelfstandig of de kandidaat vrijwilliger aanvaard wordt op basis van het gesprek, de intakefiche en de selectiecriteria van het taakprofiel. De kandidaat vrijwilliger wordt zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van de beslissing. De werkgroepverantwoordelijke houdt de vrijwilligerscoördinator op de hoogte en staaft een eventuele afwijzing met een motivatie.

Afwijzen van kandidaten

Wanneer een werkgroepverantwoordelijke iemand afwijst, wordt die beslissing gemotiveerd en wordt de kandidaat vrijwilliger doorverwezen naar de vrijwilligerscoördinator. Deze laatste bekijkt of er eventueel ander vrijwilligerswerk mogelijk is binnen de organisatie. Zo niet, verwijst hij de kandidaat door naar andere organisaties.

Enkele tips:

  • Wees eerlijk en open!
  • Neem het taakprofiel erbij en laat weten aan welke voorwaarden de vrijwilliger niet voldoet.
  • Geef ruimte aan de vrijwilliger om te antwoorden.
  • Stel alternatieven voor binnen en buiten je eigen organisatie.

Administratieve afhandeling

Van elke vrijwilliger wordt er een dossier bijgehouden. Dit bestaat uit de intakefiche en de ondertekende organisatienota. Elk jaar worden de gegevens van het vrijwilligersbestand geüpdatet.

Ook voor een eenmalig engagement moet de organisatienota ondertekend worden.

Inwerken van vrijwilligers

De werkgroepverantwoordelijken bepalen autonoom de manier waarop ze hun nieuwe vrijwilligers inwerken in Casa Rosa. Wel geven we de vrijwilligers volgende informatie mee:

  • taakinformatie: om het werk zo goed mogelijk te kunnen doen;
  • beleidsinformatie: over de koers en de doelen van Casa Rosa;
  • motiverende informatie: over resultaten, interessante ontwikkelingen, kansen... Deze info kan dienen om vrijwilligers enthousiast te houden, en binding te verzekeren;
  • nieuwtjes: het belang van persoonlijke contacten en ontmoetingen tussen de vrijwilligers kan niet genoeg benadrukt worden.

Deze informatie kan via verschillende kanalen tot bij de vrijwilligers komen. Dit kan via de website, een telefoonnummer (infolijn), e-mail, voorstellingsfolder, handleiding, inzage in jaarplannen, evaluatieverslagen, kennismakingsmap...

Begeleiding

Taakgericht

Er wordt begeleiding voorzien voor elke nieuwe vrijwilliger, dit kan door de werkgroepverantwoordelijke, door personeel of door een ervaren vrijwilliger gebeuren. Het is iemand die er voor zorgt dat de persoon wegwijs raakt in de dagelijkse werking van de organisatie en de taken van de vrijwilliger. Deze taakgerichte begeleiding kan sterk verschillen, afhankelijk van de werkgroep of projectgroep waarbinnen de vrijwilliger actief is. De begeleider zorgt voor zo goed mogelijke randvoorwaarden (ruimte, materiaal, informatie...).

Persoonsgericht

De persoonsgerichte begeleiding is erop gericht dat elke vrijwilliger ondersteuning op maat krijgt om de taken te kunnen vervullen. Die ondersteuning is er zowel formeel als informeel en wordt geboden door het aanspreekpunt van de werkgroep. Dit kan de werkgroepverantwoordelijke of een ervaren vrijwilliger zijn.

Formele ondersteuning

Dit kan gebeuren op verschillende manieren. De werkgroep kan zelf kiezen welke methodiek ze eigen maakt en hanteert.

Intervisie: Bij intervisie wordt er vertrokken vanuit een vraagstuk uit de eigen werksituatie. De vrijwilliger doet beroep op de collega’s om mee te denken over dit knelpunt. Dit meedenken gebeurt niet door het aandragen van oplossingen maar door het stellen van gerichte vragen om zo met behulp van eigen analytisch en probleemoplossend vermogen zicht te krijgen op het ingebrachte probleem en hoe hierin te handelen. De nadruk ligt op het benutten van deskundigheid binnen de organisatie met als doel het bevorderen van de kwaliteit van het werk.

Supervisie: Supervisie is een leertraject onder leiding van een supervisor (gewoonlijk de werkgroepverantwoordelijke of vrijwilligerscoördinator) waarbij methodisch wordt ingegaan op de persoonlijke leervragen die iemand heeft ten aanzien van het werk. Het is een vorm van reflecteren op de eigen werkstijl. Het geeft zicht op welke situaties iemand problemen opleveren, waar dit mee te maken kan hebben, hoe ze ermee omgaan en welke alternatieven er zijn. Ze leren eigen ervaringen in hun werk zodanig te overdenken en te doorzien dat het leidt tot een beter functioneren. Bij supervisie ligt het accent op het leren.

Functioneringsgesprek: Het doel van het functioneringsgesprek is het functioneren van de vrijwilliger onder de loep te nemen en eventuele belemmeringen op te sporen én op te lossen. De begeleider vertrekt vanuit het taakprofiel. Niet de werkresultaten in het verleden staan centraal maar het heden en de toekomst. Een functioneringsgesprek is open en gelijkwaardig. Het is tweerichtingsverkeer tussen begeleider en vrijwilliger. Als begeleider heb je een dubbele rol: je hebt een inhoudelijke bijdrage en bent tegelijkertijd verantwoordelijk voor een goed verloop van het gesprek. Dat vraagt een goede voorbereiding.

Beoordelingsgesprek: Het beoordelingsgesprek is een gesprek van de begeleider met de vrijwilliger over diens functioneren in het afgelopen jaar. Anders dan het functioneringsgesprek is het meer een eenrichtingsgesprek: de begeleider doet vooral het woord, de invloed van de vrijwilliger beperkt zich meer zich tot het maken van afspraken. Er worden ook afspraken gemaakt voor de komende periode. Aan het begin van het gesprek geeft de begeleider een oordeel aan de vrijwilliger en licht dit toe. De vrijwilliger krijgt de ruimte om hierop te reageren.

Coaching: Coaching is een begeleidingstraject waarin een persoon door een coach wordt ondersteund om in een bepaalde situatie beter te functioneren of een specifieke taak te volbrengen. Coaching helpt zicht te krijgen op het eigen functioneren, adequaat gedrag en effectieve interactiepatronen aan te leren, optimaal te functioneren, resultaat te behalen in concrete situaties en zich verder te ontwikkelen. De vrijwilliger bepaalt zelf, in samenspraak met de begeleider, de leerdoelen. Deze worden aan het begin van het traject vastgelegd, regelmatig getoetst en geactualiseerd. Bij coaching ligt het accent op het functioneren.

Informele ondersteuning

Informele ondersteuning is de spontane ondersteuning, niet voorziene ontmoetingen, gesprekken op een ongedwongen en persoonlijke manier. Deze is op vertrouwen gebaseerd.

Vertrouwen is enkel mogelijk wanneer de vrijwilliger zichzelf kan zijn en de kansen krijgt om te leren, fouten te maken... Dit vertrouwen moet wederzijds zijn. We vertrekken van het standpunt dat zowel de vrijwilligers als de begeleiders of beroepskrachten hetzelfde doel nastreven. Het onderling vertrouwen in de groep vrijwilligers is bepalend voor de mate van veiligheid in de groep. Vertrouwen is ook de basis van een goede formele ondersteuning.

Afstand versus betrokkenheid: De aanspreekpersonen van de vrijwilligers balanceren tussen afstand en betrokkenheid. Afstand is nodig om te kunnen reflecteren en evalueren. Betrokkenheid is nodig om te kunnen inleven en meeleven met de vrijwilligers. Deze evenwichtsoefening is heel belangrijk.

Waardering

Immaterieel

Casa Rosa is elke vrijwilliger dankbaar voor de geleverde inspanningen en laat dit geregeld blijken. Hierin neemt elke werkgroepverantwoordelijke/projectgroepverantwoordelijke de verantwoordelijkheid. Een belangrijke voorwaarde hier is dat je de inzet herkent en erkent van de vrijwilligers.

Materieel

Elk jaar organiseert Casa Rosa een bedankingsmoment voor haar vrijwilligers, waar ze de inzet en betrokkenheid van de vrijwilligers van het afgelopen jaar nadrukkelijk uit.

Communicatie en inspraak

Informatie

Vrijwilligers blijven op de hoogte via een aparte vrijwilligersmailing.

Inspraak

Elke vrijwilliger kan terecht bij de verantwoordelijke van de werkgroep met opmerkingen en vragen. Het is de taak van de verantwoordelijke om deze opmerkingen en vragen verder op te volgen en terug te koppelen. Indien nodig wordt er doorverwezen.

Procedure bij klachten

Klachten en geschillen

In eerste instantie dienen klachten en geschillen opgelost te worden binnen de werkgroep en met de betrokken verantwoordelijke. Indien dit niet mogelijk is kan de vrijwilligerscoördinator een bemiddelende rol spelen.

Ongewenst seksueel gedrag, pesterijen en geweld

Voor dit soort klachten is er een vertrouwenspersoon aangesteld bij Casa Rosa. Deze persoon behandelt de informatie vertrouwelijk. Elke stap die gezet wordt, wordt besproken met het slachtoffer. Deze rol kan waargenomen worden door de vrijwilligerscoördinator. Wanneer de vrijwilliger klachten heeft over de vrijwilligerscoördinator kan de vrijwilliger terecht bij het personeelslid van Casa Rosa en/of de regionaal medewerk(st)er van çavaria.

Stopzetting

Wanneer een vrijwilliger kenbaar maakt te willen stoppen met het engagement wordt er een exitgesprek gehouden waarbij het hoe en waarom van de stopzetting wordt nagegaan. Er wordt gepolst of de vrijwilliger betrokken wil blijven bij Casa Rosa. Er kan eventueel gebruik gemaakt worden van een exitformulier.

Wanneer een vrijwilliger al lange tijd afwezig is en niets meer laat horen, neemt de verantwoordelijke contact op met de vraag of de vrijwilliger nog actief wil blijven of niet.

Bedanking

Elk jaar organiseert Casa Rosa een bedankingsmoment voor haar vrijwilligers van het afgelopen jaar. Per werkgroep kunnen teambuildingsmomenten voorzien worden.

Administratieve afhandeling

De stopzetting van het vrijwilligersengagement wordt meegedeeld aan de vrijwilligerscoördinator zodat deze de informatie kan aanpassen in het vrijwilligersbestand.